Hvordan gjøre budsjetteringen enklere, sikrere og mer strategisk – uten å bytte ut systemene du allerede har.
Budsjettprosessen er sjelden høydepunktet på året. For de fleste økonomiavdelinger betyr den måneder med Excel-ark som sendes frem og tilbake, sene kvelder med formelfeil, og en voksende frustrasjon over at tallene aldri stemmer helt når alt skal settes sammen.
Hva med tallene når budsjettet endelig er ferdig? Da har forutsetningene allerede endret seg. Renten har gått opp. En kunde har falt fra. En ny mulighet har dukket opp. Men budsjettet ligger låst i en Excel-fil som ingen tør å røre.
Vi kjenner dette fra innsiden. Teamet vårt har lang erfaring som økonomer og controllere. Vi har sittet i akkurat den stolen, der budsjettet føltes som en ren overlevelsesøvelse. Derfor har vi bygget 2Plan.
Tradisjonell budsjettering har noen gjennomgående utfordringer som går igjen uavhengig av bransje og størrelse:
- Tidkrevende innsamling: Informasjon må hentes manuelt fra regnskap, HR, CRM og andre systemer. Hver avdeling lager sin egen versjon i Excel, og noen bruker mer tid på å fikse formler enn på å tenke strategi.
- Manglende versjonskontroll: Hvem har siste versjon? Er det filen som heter «Budsjett_v3_ENDELIG_NY.xlsx»? Filer i omløp skaper usikkerhet og feil.
- Eierskap som forsvinner: Når budsjettet oppleves som noe som «presses nedenfra» eller «sendes ovenfra», mister organisasjonen engasjementet. Avdelingsledere leverer tall fordi de må, ikke fordi de tror på dem.
- Budsjettet er utdatert før det er ferdig: Forutsetninger endrer seg underveis, men å oppdatere et Excel-basert budsjett krever ny runde med manuelt arbeid og konsolidering.
Kjenner du deg igjen? Du er ikke alene. Løsningen trenger ikke å være et stort IT-prosjekt.
²Plan er vår løsning for budsjettering og prognose – bygget i Power BI. Bruker du allerede Power BI til rapportering, er du godt i gang. I stedet for å sende ut Excel-maler til avdelingsledere, lar 2Plan dem skrive tallene direkte inn i Power BI og rapportene oppdateres med en gang.
Alt lagres sentralt.
Alle ser de samme tallene.
Endringer på detaljnivå vises umiddelbart i konsernoversikten.
Hent data fra kildene – automatisk
I stedet for å kopiere regnskapstall inn i Excel manuelt, henter ²Plan data direkte fra ERP-systemet, HR-løsningen eller CRM. Det sparer tid og reduserer feil. Det gir deg et budsjett som bygger på faktiske tall, ikke på det noen husket å lime inn for tre uker siden.
Tilpass detaljeringsnivået til behovet
Ikke alle avdelinger trenger å budsjettere på kontonivå. Noen trenger detaljstyring, andre trenger oversiktsbilder. Med 2Plan kan du tilpasse detaljeringsgraden per avdeling eller forretningsområde uten å miste kontroll over helheten. Konsolideringen skjer automatisk, på tvers av avdelinger og selskaper.
Test scenarioer – før du tar beslutningen
Hva skjer med bunnlinjen hvis renten går opp to prosentpoeng? Hva om dere legger ned en avdeling eller kjøper opp et selskap? Med versjonsstyring og scenarioanalyse i 2Plan kan du teste ulike forutsetninger uten å bygge nye regneark. Styret får risikovurderinger basert på virkelighetsnære tall, ikke kvalifiserte gjetninger.
Étt system – én sannhet
Alle premisser og forutsetninger ligger i samme løsning. Ingen filer i omløp. Ingen usikkerhet om hvilken versjon som gjelder. Når noen oppdaterer et tall langt nede i strukturen, reflekteres det umiddelbart på toppnivå. Det gir sporbarhet, kontroll og ikke minst tillit til tallene.
Rask oppdatering ved endrede forutsetninger
Etter en uventet renteøkning trenger du ikke sende ut nye Excel-ark. Økonomiavdelingen oppdaterer forutsetningene sentralt, og alle ser de nye tallene med en gang.
Bedre eierskap i organisasjonen
En salgsleder som føler at budsjettet «presses nedover», får i stedet mulighet til å legge inn egne prognoser direkte i løsningen. Resultatet er mer engasjement og høyere treffsikkerhet.
Tidsbesparelse i konsolidering
Et konsern med flere datterselskaper som tidligere brukte uker på å
konsolidere budsjettene, får dette automatisk.
Økonomiavdelingen kan bruke tiden på analyse i stedet for sammenstilling.
Datadrevet beslutningsstøtte
Ved integrasjon med for eksempel CRM kan salgsprognoser automatisk mates inn i budsjettet. Det gir et mer realistisk bilde av fremtidige inntekter og gjør det enklere å planlegge bemanning og investeringer.
Gjenbruk av budsjettgrunnlag
Input til budsjettet kan gjenbrukes neste år for å sammenligne
planlagte og faktiske tall. Dette forenkler avviksanalysen, hever kvaliteten på prognosearbeid, og gir rask innsikt i hvilke drivere som endrer seg.
Det finnes flere budsjettverktøy på markedet med solid teknologi. Tilbakemeldingen vi ofte hører fra våre kunder er at teknologi alene ikke løser problemet. Du trenger noen som forstår tallene bak skjermen og som vet hvordan en økonomiavdeling faktisk jobber. Noen som kan sette opp løsningen slik at den passer måten dere tenker på.
I A2Insight får du ikke bare en programvare. Du får økonomer og teknologer med lang erfaring innenfor controlling og økonomisk ledelse. Vi har stått i de samme situasjonene som deg, og vi vet hva som fungerer i praksis, ikke bare i teorien. Vi tilpasser løsningen etter deres behov, og vi følger dere gjennom hele prosessen; Fra oppsett til at organisasjonen faktisk bruker verktøyet i hverdagen.
2Plan passer godt for bedrifter som:
